Để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, UBND xã xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc thiết lập một hệ thống các tài liệu được áp dụng trong toàn UBND xã.

• HTQLCL là một phần trong hệ thống quản lý chung của cơ quan. Cơ quan lồng ghép HTQLCL với các hệ thống quản lý hiện có như: phần mềm quản lý 1 cửa, 1 cửa liên thông, quản lý tài chính, nhân lực, quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị..., sử dụng cùng một cấu trúc về các yêu cầu như đã nêu trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều hành.

• Cơ quan áp dụng phương pháp tiếp cận theo quá trình cho HTQLCL bằng cách nhận diện các quá trình và quản lý từng quá trình cụ thể, từ đó sẽ giảm thiểu được các kết quả đầu ra không phù hợp được phát hiện trong các quá trình cuối cùng hoặc sau khi chuyển giao.

• Cơ quan duy trì thông tin dạng văn bản để hỗ trợ việc thực hiện các quá trình của cơ quan.

Tài liệu liên quan:

PL.01 Sơ đồ tương tác các quá trình Hệ thống quản lý chất lượng.

- Cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn Phường và cơ quan cấp trên: Việc đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước là bắt buộc, đó cũng là yêu cầu của pháp luật và UBND xã đã thường xuyên phổ biến và tuyên chuyền đến toàn thể cán bộ công nhân viên thấu hiểu.

- Khách hàng: Nhu cầu và đòi hỏi của khách hàng thì càng ngày càng cao dẫn đến UBND xã phải luôn luôn thay đổi để tạo sự thỏa mãn và tạo niềm tin của khách hàng.

Khi hoạch định HTQLCL, cơ quan sẽ nhận diện các vấn đề bên trong, các vấn đề bên ngoài liên quan đến việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước của mình và có ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự định của HTQLCL.

- Vấn đề nội bộ:

    + Cơ cấu tổ chức: Cơ quan gồm 01 Chủ tịch, 01 Phó chủ tịch và 06 bộ phận chuyên môn.

    + Nhân sự: 20 cán bộ công chức.

    + Trang thiết bị, cơ sở vật chất: Trụ sở và các trang thiết bị do Nhà nước cung cấp. UBND xã giải quyết các thủ tục hành chính trên phần mềm chính quyền điện tử.

    + Trao đổi thông tin nội bộ: Qua phần mềm chính quyền điện tử; mail; fax; điện thoại; ....

- Vấn đề bên ngoài:

    + Môi trường pháp lý: Luật tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; các văn bản chỉ đạo của tỉnh, của thành phố, các văn bản của UBND xã, ....

    + Các vấn đề an ninh, chính trị: Được quán triệt và quản lý tốt.

    + Các nhà cung cấp bên ngoài: Các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn và cơ quan cấp trên; các đơn vị cung cấp dịch vụ cho cơ quan.

Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng và áp dụng cho các hoạt động được mô tả như sau:

- 100% các Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã;

- Các thông tin dạng văn bản bắt buộc theo yêu cầu của Tiêu chuẩn;

- Các quy trình nội bộ.

Các đơn vị chức năng tương ứng với các việc trên là cơ quan đầu mối (chủ trì biên soạn và thực hiện các quy trình); các đơn vị và cá nhân khác trong UBND xã có trách nhiệm thực hiện những phần việc có liên quan theo quy định trong các quy trình đó.

Các điều khoản không áp dụng:

- Điều khoản 8.3 (Thiết kế và phát triển sản phẩm, dịch vụ)

Giải trình: Hoạt động chuyên môn của UBND xã được thực hiện theo chức năng nhiệm vụ do UBND Tỉnh Quảng Ninh giao, do vậy UBND xã không thực hiện việc thiết kế và phát triển sản phẩm, dịch vụ.

- Điều khoản 7.1.5.2 (Liên kết chuẩn đo lường)

Giải trình: UBND xã không sử dụng các thiết bị đo trong quá trình xử lý công việc nên không thực hiện việc liên kết chuẩn đo lường do đó không áp dụng điều khoản này.